Planificarea unui eveniment pentru companie poate veni cu multe provocări pentru orice echipă de marketing, mai ales când este vorba despre reunirea a zeci sau sute de oameni. Este motivul pentru care event planner-ul Grădina Lahovari, un profesionist cu vastă experiență în organizarea de evenimente pentru companii, îți propune o listă de acțiuni/ activități de verificare, pentru a mai domoli puțin stresul organizării evenimentului. Iată care sunt acestea:
- Stabilește-ți scopul și obiectivele evenimentului! De ce organizezi evenimentul și ce dorești să obții la finalul acestuia?
- Acordă-ți suficient timp pentru cercetare, planificarea acțiunilor și negociere a serviciilor (locație, meniu, dotări, activități suplimentare, etc.)!
- Caută locația care să corespundă cerințelor tale! Dacă evenimentul presupune și activități interactive, ateliere, vei avea nevoie de un spațiu generos, pentru ca oamenii să se poate împărți în echipe de lucru. Este de ajutor să existe și spații mai retrase pentru sesiuni de brainstorming. De exemplu, la Gradina Lahovari dispunem de un foișor de 600 mp, iar întreaga grădina are 4000 mp, un spațiu extrem de generos pentru echipele numeroase. Mai mult, parcarea poate găzdui până la 80 de mașini, așa că poți veni la noi în confortul propriei mașini.
- Asigură-te că locația este potrivită publicului pe care îl vizezi! Dacă echipa este una dinamică și energică, un spațiu mai puțin formal se va potrivi de minune. În plus, verifică prizele și sistemele audio-video, pentru a evita întreruperile nedorite. Spre exemplu, la Grădina Lahovari dispunem de un generator, astfel că o pană de curent nu va întrerupe desfășurarea evenimentului.
- Stabilește-ți bugetul cu rigurozitate, dar păstrează și o sumă pentru cheltuieli neprevăzute! Adesea, socoateala „de la birou„ nu se potrivește cu cea din „târg„. Și e firesc, căci poate nu ești la curent cu tot ce mișcă în zona organizării evenimentelor. Așa că e bine să ne păstrăm cu toții o doză de flexibilitate.
- Fă un calendar al acțiunilor! Notează ce trebuie făcut, de către cine și până la ce dată. Revizuiește lista de acțiuni la câteva zile, o săptămână!
- Trimite invitațiile din timp și oferă toate detaliile necesare pentru un acces facil: ora evenimentului, locația, dress code (dacă este necesar), modalitate de acces la locație. Fă un follow-up cu câteva zile înaintea evenimentului și trimite un „reminder„ în dimineața acestuia.
- Cu 1-2 zile înainte de eveniment verifică încă o dată toate activitățile planificate și rezolvă ultimele task-uri rămase nebifate. Iar în ziua evenimentului urmărește colaborarea tuturor actorilor implicați, oferă suport pentru o bună desfăsurare a evenimentului și…relaxează-te!
Dacă urmează să organizezi un eveniment pentru compania în care activezi și cauți o locație spațioasă, nu uita că, la Grădina Lahovari, te așteaptă 4000 mp cu aer boem, perfect pentru evenimente numeroase. Suntem alături de tine pe parcursul întregii organizări, dar și în timpul evenimentului. Scrie-ne câteva detalii despre evenimentul tău (număr persoane, tipul evenimentului, servicii dorite, ziua evenimentului, un număr de telefon pentru un contact facil) pe contact@gradinalahovari.ro și revenim către tine cu o ofertă personalizată!